Es muss eine Abstimmung innerhalb der Kommune zwischen den einzelnen Stellen der Verwaltung und denen der Politik stattfinden, um sich auf gemeinsame Vorgehensweisen zu verständigen. Der interne Informationsaustausch ist Grundlage für die Kommunikation mit den Netzbetreibern und Bürgern. So muss sich die Verwaltung nicht bei jeder Entscheidung bei der Politik rückversichern. Zudem werden Vorgehensweisen festgelegt, die einerseits von der Politik getragen werden und andererseits für die Verwaltung umsetzbar sind. Es gilt, Grundsatzentscheidungen zu treffen für beispielsweise Abstände von Sendeanlagen zu sensiblen Gebäuden (wie Kindergärten) oder auch bezüglich einer Ausbaustrategie für reine Wohngebiete. Diese interne Abstimmung ist die Basis für eine gelingende Kommunikation mit Bürgerinnen, Bürgern und Netzbetreibern. Nur mit vorangegangenen Abstimmungen kann ein Mobilfunkbeauftragter Fragen eindeutig beantworten.
Dazu gehört vor allem auch die Aufbereitung allen Wissens für die Nachbarabteilungen, also rechtzeitig die Fachinformationen des Bau-, Denkmalschutz-, Gesundheits-, Umwelt- und Wirtschaftsamtes in Form eines Wissensmanagements zu verarbeiten. Das aufbereitete Wissen kann von den Zuständigen um Expertenwissen ergänzt und mit Erfahrungen aus anderen Kommunen angereichert werden.
Es sollten frühzeitig verantwortliche Ansprechpartner für den Mobilfunk-Dialog, wie auch in den einzelnen Fachämtern für die interne Abstimmung, benannt werden. Diese sollten dann von vornherein in die Arbeit einbezogen werden.
Zur kommuneninternen Vorbereitung von Standortdiskussionen und Standortentscheidungen gehört auch, dass sich die Kommune bzw. die Zuständigen innerhalb der Kommune die für den Mobilfunk-Dialog notwendigen Fachkenntnisse aneignen, um somit die Verhandlungsposition gegenüber Netzbetreibern und Bürgerinitiativen zu stärken und auf „Augenhöhe“ mit ihnen verhandeln zu können.
Durch den Erfahrungsaustausch mit anderen Kommunen können Kommunen voneinander lernen. Der Austausch dient der Vorbereitung auf die Standortplanung und auf die Kommunikation mit Netzbetreibern und Bürgern. Dies gilt zum Beispiel für den Umgang mit sensiblen Bereichen und entsprechenden Kriterien, das Anbieten von öffentlichen Liegenschaften und deren Nutzungsverträgen sowie Erfahrungen aus der Prozesssteuerung oder der Konfliktbewältigung. Besonders sinnvoll ist eine Zusammenarbeit mit den Nachbarkommunen, wenn Planungen und Abstimmungen über die eigene Gemarkungsgrenze hinausgehen und die Nutzung von Sendeanlagen gemeinsam mit der Nachbarkommune ermöglicht wird.